Сделать синхранизацию папок в outlook с вашим почтовым хостингом. The Bat и Outlook просто сборщики, но в outlook синхранизация папок возможна, только предворительно на сервере создать папку в которую все клиенты будут делать синхронизацию.
Кстати можно подвязать домен к Яндексу. (там есть услуга, почта для домена) бесплатно, объем неограничен, и обслуживать просто.