Предыстория


Неделю назад решили с ребятами сделать продукт. Направление было выбрано мгновенно потому что не нашли на рынке удобного и доступного решения. Сами занимаемся торгами и у нас накопились проблемы , которые требовали срочного решения посредством среды с автоматизированными бизнес процессами . Решили сделать рабочее место специалиста по тендерам на платформе 1С. Так как сами работаем в 1С управление торговлей. А теперь немного о готовящемся продукте…

Основной механизм


За основу мы взяли открытые данные из различных источников. Собрали все эти данные в базе MySQL, структурируя их для удобной работы в дальнейшем. Решили, что клиент будет формировать HTTP запрос в 1С Предприятии, скрипт PHP будет делать выборку по параметрам и отдавать XML пакет, который 1С Предприятие разберет и создаст необходимые документы или построит форму по данным. Знаю, связка так себе, но лучше на скорую руку ничего не придумалось. Теперь подробнее о задачах, которые мы перед собой поставили.

Цели проекта


Так как сами занимаемся подачей заявок и имеем дело с тендерами, мы делаем продукт под себя. Мы учли частые ошибки и решили, что поиск тендеров это, конечно, хорошо, но одним поиском сыт не будешь. Решили добавить планировщик, рабочие места и немного аналитики. Итак, какие цели мы преследуем:
  • Создать полноценное рабочее место специалиста(ов) по тендерам;
  • Собрать и предоставить аналитическую информацию по заказчикам и предполагаемым конкурентам для детального понимания рынка;
  • Организовать бизнес-процесс согласования участия в тендере;
  • Контролировать даты проведения торгов через планировщик, чтобы не забыть про тендер (и такое бывало).


Схема работы


Весь процесс работы с тендерами мы разделили на этапы:
  • СозданиеПроекта. Зачастую одного фильтра не достаточно, хочется получать массив данных сгруппированных по определенным признакам. Например, в нашей компании мы получаем как тендеры по ключевому слову и одному региону так и все тендеры по конкретным заказчикам. И схожая по свойствам продукция у разных заказчиков описана с учетом потребностей каждого из них , это затрудняет поиск по релевантным словам что требует на каждый проект свой фильтр. Фильтры можно создавать как на нашем сайте, так и в конфигурации. Создание фильтра соответствует новому Проекту с описанием всех критериев отбора.( например у Проекта, с поиском по ключевому слову “молоко” и отбору до 1 000 000 название по умолчанию будет “молоко, до 1 000 000”. Это название можно заменить на свое. Это дает возможность не потеряться в собственных фильтрах.проектах и не плодить дубли.
  • Первичный анализ выборки. По этим фильтрам приходит много тендеров. Поэтому их надо отобрать. В некоторых конкурсах мы не проходим по параметрам,в некоторых по цене, в третьих - один и тот же “свой” поставщик , и до подачи необходим анализ. Поэтому такие тендеры мы сразу отметаем. Делаем это просто изменив статус тендера. ( в рабочем месте Специалиста по тендерам для этого даже не надо открывать карточку тендера)
  • Согласование с Финансовым специалистом и специалистом по закупке. Мы предусмотрели рабочее место финансового специалиста, где он оперативно может увидеть потребность в резервировании денежных средств и список тендеров к оплате обеспечения и возврату обеспечения. Зачастую забываешь вернуть сумму обеспечения, когда контракт завершен. Специалист по закупкам делает соответствие лотов с номенклатурой из ERP, тем самым помогает специалисту по тендерам оформить документацию и рассчитывает минимальную цену, до которой может падать тендерный специалист, заведомо указав желаемую рентабельность аукциона, используя калькулятор рентабельности. При невозможности найти аналог продукции, в случае нарушения в тендере, специалист по закупкам может либо отправить тендер дальше в работу или поставить ему статус подготовка документов для Жалобы в ФАС.
  • Аналитика. После чего необходимо взвесить свои возможности и посмотреть почем продают другие. Для этого есть две формы для аналитики - это аналитика по заказчику и аналитика по конкуренту. Ах да, еще по тендеру можно запросить потенциальных конкурентов(тех кто раньше выигрывал у этого заказчика по этому ОКПД или вообще по этому ОКПД в этом регионе)
  • Рабочее место руководителя. После чего как итог мы в рабочем месте руководителя видим итог работы всего отдела.


Рабочий стол




Начинаем с рабочего стола - только важное и только по делу. Что есть на рабочем столе:

  • Планировщик и календарь. В планировщике отображаются время проведения торгов по предварительно отобранным тендерам, а также сроки задач и взаимодействий (звонков или визитов).
  • Список тендеров “В Работе”. Это динамический список с отобранными специалистом тендерами, то есть теми, в которых мы можем участвовать.


Рабочее место специалиста по тендерам



Далее мы приступили к разработке рабочего места тендерного специалиста. Тут все оказалось сложнее. Идеального механизма не придумаешь, поэтому мы отталкивались из схожих пожеланий каждого из нас:
  • Список сгруппированных по фильтрам/Проектам тендеров. Это все данные, которые мы когда либо получали при выгрузки. Новый выделены жирным шрифтом и все статусы подсвечены. Через “настроить список” можно настроить отборы и изменить цветовую палитру на свой вкус.
  • Краткий обзор тендера. Чтобы не открывать карточку тендера снизу все ключевые данные выделенного аукциона. Список пока неполный, многое сюда еще будет добавлено. Пожелания в комментарии.
  • Смена Статуса. Так же можно не заходя в карточку отложить или принять в работу выделенный тендер просто изменив его статус. Это очень удобно для первичной выборки тендеров.


Рабочее место финансового специалиста



Рабочее место состоит из двух таблиц и общей информации. Это место поможет зарезервировать необходимое для тендеров количество денежных средств и не забыть оплатить или вернуть обеспечение контракта.
  • Финансовая потребность. Все тендеры которые были отобраны специалистом по тендерам и по которым еще не состоялись торги нуждаются в резервировании денежных средств именно эта сумма и выводится на форме.
  • Тендеры к оплате/возврату обеспечения. Чтобы не пропустить оплату или возврат обеспечения тендеров все эти торги собраны в одном месте и сгруппированы по этому признаку.


Рабочее место специалиста по закупкам



Это самое важное рабочее место. Тут происходит сопоставление лотов тендера и номенклатуры ERP, подстановка цен и калькуляция минимальной цены тендера с учетом желаемой рентабельности.
  • Подстановка товаров. В базе можно вести товары из рабочей ERP. и как следствие подставлять их в лоты тендера. Это позволяет упростить формирование шаблонов коммерческого предложения и спецификаций.
  • Калькулятор минимальной стоимости. В базе можно указать закупочную цену товаров и указав желаемый процент рентабельности программа подсчитает минимально приемлемую цену тендера. Это упрощает работу тендерного специалиста. Проводить торги может любой новый ответственный, который будет назначен на эту роль с предоставлением ему всей информации по карточке тендера.
  • Согласование участия тендера. В случае возможности соотнести лоты тендера с номенклатурой в базе тендер может быть согласован специалистом по закупке и отправлен в работу специалисту по тендерам путем нажатия на кнопку “Отдать в работу”.


Рабочее место руководителя



Совсем немного про рабочее место руководителя. Руководству всегда хочется увидеть эффективность работы отдела, а также перспективы. Все эти показатели мы собрали в одном окне:
  • Сводные данные. В шапке формы мы отображаем общее количество полученных тендеров по всем фильтрам/Проектам и количество выигранных.
  • График эффективности. Ниже в виде диаграммы мы видим помесячную эффективность тендерного отдела в целом. Сколько было получено тендеров как максимум сколько было отобрано специалистом и сколько выиграно.Можно проследить динамику закупок и максимальную прибыль при покрытии всех торгов по фильтрам/проектам.
  • Список контрактов. Ниже список с тендерам, которые отдел выиграл с сортировкой по сумме.


Карточка тендера



Теперь немного про саму карточку тендера. Вся информация которая есть по тендеру есть в этой карточке. Также мы планируем вести шаблоны спецификаций, коммерческих предложений, чтобы не заполнять в ручную, а просто выбрав номенклатуру отправить форму заказчику. Также будет предусмотрен калькулятор рентабельности (механизм расчета минимальной пороговой цены по данному тендеру). Будет представлена возможность напрямую написать письмо на электронный ящик ФАС, если по каким-то причинам тендер покажется подозрительным на любом из этапов согласования, для этого в карточке будет предусмотрена кнопка “отправить жалобу в УФАС”, по нажатию на которую можно будет заполнить стандартную форму жалобы и отправить письмо. Интерфейс на любителя. Все из за того что в 1С все с интерфейсами плохо =(… Помимо данных о тендере есть две функции:
  • Получить данные о заказчике. Эта кнопка откроет форму с аналитикой по заказчику этого тендера. Рассмотрим ее подробнее. В шапке формы вся необходимая информация о заказчике. Наименование, ИНН, КПП, адреса и контактные данные. Ниже круговая диаграмма с данными о тратах этого заказчика по ОКПД2. Можно посмотреть сколько он тратит на ремонт, строительство или на продукты питания. Справа топ заключенных контрактов (с кем чаще всего этот заказчик имеет дело)// не смотрите на данные - это все шутка.



  • Получить список конкурентов. Эта кнопка добавляет в форму тендера таблицу с потенциальными конкурентами. То есть с теми, кто выигрывал у этого заказчика по этому(тим) ОКПД, или теми кто выигрывал по этому(им) ОКПД в регионе тендера.
  • Аналитика по конкуренту. Кликнув по одному из конкурентом можно открыть форму аналитики по этому конкуренту. В шапке формы мы увидим информацию о конкуренте: наименование, ИНН, КПП, адреса и контактные данные. Ниже круговая диаграмма с данными о тратах этого конкурента по ОКПД2. Можно посмотреть какие тендеры он выигрывает и какой охват у этого конкурента. Справа список предпочитаемых заказчиков. Это список контрактов сортированный по сумме. Ниже витрина этого конкурента. Мы анализируем его контракты и все документы по нему и получаем список его товаров со средними ценами. Что позволяем создать его виртуальную витрину.





Итог


В результате внедрения данной конфигурации мы хотим решить свои проблемы по работе с о тендерами. Автоматизация рабочих мест позволит:
  1. Работать с большим списком тендеров
  2. Даст возможность работать в команде удаленным сотрудникам
  3. Увеличить количество рабочей номенклатуры и увеличить число сегментов по ОКПД для участия
  4. Быстро анализировать доходность и уменьшить количество низкорентабельных контрактов
  5. Увеличить прибыль по тендерным продажам
  6. Автоматизировать добавление карточек клиентов без потери реквизитов
  7. Ведение различных реестров заказчиков, поставщиков , победителей и подрядчиков и т.д.


PS


Мы готовим этот продукт для себя, но если наберем большой список заинтересованных лиц то реализуем как сервис на SaaS-биллинге. Знаю что все далеко не идеально поэтому прошу помощи.

Мне нужно понять две вещи:
  1. На сколько этот продукт будет интересен.
  2. Чего бы добавить/изменить.


Заранее спасибо всем за внимание. Жду Ваших комментариев.Всем кто поможет советом или хорошей информацией предоставим скидку или 2 месяца бесплатного использования.