У меня настроено через thebat уже лет 6, каждому на комп ставится бат, на некоем сервере или просто на раб месте расшаривается папка с почтой, у клиентов в бате прописывается почтовый каталог не локальный, а указывается сетевой путь - типа \\server\thebat\mail - все могут заходить смотреть, удалять, отправлять и т.д. Постоянно раб комп не нужен, важно первым включать тот на ком храниться почта иначе бат на клиентах просто не запустится - типа каталог недоступен. Все работает отлично глюков нет. Порядка 7000 писем на данный момент в ящике. Надеюсь помог вам.
Насчет аутлука - не получится без установки почтового сервера